Radni i sołtysi w iGmina

Program iGmina to integracja na poziomie społeczności lokalnej. Program iGmina to zintegrowana społeczność w globalnym świecie zdominowanym przez internet.

Na sesji analitycznej 25 stycznia 2008 roku zrealizowanej w ramach projektu API - analiza potrzeb informatycznych Gminy Frysztak - zespół OpenGr odbył spotkanie z Januszem Bysiewiczem, który jest sołtysem Frysztaka a zarazem zajmuje się obsługą rady gminy i komisji. W trakcie sesji wypracowana została wstępna koncepcja wsparcia pracy radnych i sołtysów narzędziami informatycznymi.

Starostwo Powiatowe w Kościerzynie zdecydowało kupić radnym laptopy i dostarczać im dokumenty elektronicznie. Celem wdrożenia jest przyśpieszenie obiegu informacji i zmniejszenie kosztów funkcjonowania urzędu.

W programie iGmina zdefiniowaliśmy projekt, którego celem jest integracja jednostek zależnych z urzędem dzięki zastosowaniu prostych narzędzi informatycznych. Zdecydowanie w latach 2008 - 2010 należy taki sam krok wykonać w stosunku do sołtysów oraz radnych. Rozszerzamy zatem wspomniany projekt o radnych i sołtysów.

Nazwa kodowa projektu Integracja jednostek. Nazwa została zmieniona z Informatyzacji jednostek.

Informatyzacja jednostek

Program iGmina to szczęśliwa trzynastka. Wśród tej trzynastki Grupa openGr dołożyła projekt o nazwie Informatyzacja jednostek. Celem tego projektu jest polepszenie komunikacji pomiędzy urzędem gminy a jednostkami zależnymi poprzez wdrożenie prostych narzędzi informatycznych. Co to są proste narzędzia informatyczne dzisiaj:

1. Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej. Mail jest dokumentem. Mail z podpisem cyfrowym jest formalnym dokumentem.
2. Komunikacja nieformalna za pomocą komunikatora przesyłania szybkich informacji. Szybko można przesłać sobie pliki lub namiary, łącza do plików lub informacji internetowych.
3. Prosty narzędziem jest również współdzielona przez urzędników i pracowników jednostek pomocniczych wspólna przestrzeń na dokumenty elektroniczne.

I wiele innych prostych narzędzi usprawniających komunikację pomiędzy urzędem a jednostkami.

Zintegrowany BIP

Portal urzędu gminy to BIP. W ramach programu iGmina mamy projekt Portal urzędu, czyli informacyjny portal urzędu gminy zgodny z BIP. Portal należy zintegrować z czym się da. Jak?

1. Jak w SEKAPIE (zobacz zakres projektu podpunkt A) integracja z systemem obiegu dokumentów, który wdrożony zostanie w projekcie Elektroniczne dokumenty.
2. Portal BĘDZIE zarządzany przez pracowników merytorycznych. To oni publikują treści w imieniu urzędu i to oni za nie odpowiadają.
3. Portal zintegrowany zostanie z narzędziami wdrożonymi w projekcie Praca zespołowa. Możliwość skontaktowania się z aktualnie dostępnym urzędnikiem, czy planowanie wizyty w urzędzie za pomocą udostępnionego kalendarza pracownika urzędu.
4. (...)

Oczywiście portal urzędu BIP zostanie przygotowany zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Radio powiatowe

Mamy sieć teleinformatyczną, czyli nasi mieszkańcy mają możliwość komunikowania się między sobą i dostęp do internetu. Tej szansy nie należy zaprzepaścić.
W programie iGmina mamy projekt Usługi teleinformatyczne, czyli usługi w naszej sieci i może również dostępne w internecie - jeżeli taka będzie wola mieszkańców. Postaramy się przygotować jak największą liczbę usług w tym projekcie. Jest to projekt programu na lata 2008-2010. Trochę czasu jest. Pierwsza proponowana usług to budowa radia powiatowego. O ile oczywiście uda się zebrać do programu iGmina wszystkie gminy powiatu strzyżowskiego.

HOWTO urzędnika

Wyobraźmy sobie, że urzędnicy z różnych urzędów współdzielą się zdobytą wiedzą. Co to oznacza? A no to, że jak w jednym urzędzie zostanie załatwiona nietypowa sprawa, to urzędnik opisuje ją, a w drugim urzędzie urzędnik nie musi rozpoznawać tej sprawy od nowa, tylko kieruje się wskazówkami przygotowanymi przez pierwszego.

Mamy zatem bazę wiedzy urzędnika. Roboczo nazwijmy ją HOWTO, czyli jak coś zrobić.

Możemy pójść dalej. Urzędnicy mogą takie porady udostępnić mieszkańcom - oczywiście w przyjaznej dla nich formie. Istnieje wówczas szansa, że mieszkaniec będzie znacznie lepiej przygotowany do omówienia sprawy z urzędnikiem.

To jest jeden z pomysłów Grupy openGr, który wchodzi w skład projektu Praca zespołowa. Będziemy o kolejnych pisać w miarę rozwijania programu iGmin@.

Jedna baza danych w urzędzie

Urząd gminy można porównać do średniej wielkości firmy. Każda firma - urząd oczywiście też - potrzebuje systemów wspomagających pracę pracowników. Różnych systemów. Nie powinny to być różne programy. Dlaczego?

1. Baza danych powinna być jedna, zintegrowana - dane nie powinny znajdować się w wielu miejscach, gdyż w tych miejscach mogą się różnić. O ile oczywiście nie nakazuje tego ustawa lub inne wymogi, które zablokują integrowanie bazy.


2. Interfejs użytkownika, czyli jak program wygląda - powinien być również jeden. Każdy użytkownik ma identyczny interfejs, ale różną funkcjonalność.

Wybór oprogramowanie nie jest oczywiście prosty. Nie łatwo jest znaleźć program do wszystkiego. Należy jednak zadbać o to, aby poziom integralności danych był jak największy.

O zintegrowanych systemach informatycznych na wiki.

Portal www.frysztak.pl

Portal reprezentacyjny Gminy Frysztak pod adresem http://www.frysztak.pl/ powinien zdecydowanie promować gminę jako mieszkańców i obszar. NIE wolno zrobić z portalu reprezentacyjnego źródła informacji dla Urzędu Gminy Frysztak.
Sprawdziłem co jest pod http://www.berlin.de/ oraz http://www.chicago.us/, a także http://www.wroclaw.pl/. Krótka analiza tych portali daje wniosek, że powinny one zdecydowanie służyć jako medium reprezentacyjne bogactwa gminy, miasta, landu.
Czym powinien być według Grupy openGr portal reprezentacyjny:

1. Miejsce promocji gminy jako obszaru oraz mieszkańców zamieszkujących obszar.
2. Promocją aktywności społeczności informacyjnej, społeczności samej w sobie.
3. Promocją podgórskich terenów gminy jako atrakcyjnych miejsc turystycznych.
4. Promocją potencjału inwestycyjnego i turystycznego.

Jak to zrobić:

1. Najpierw zespół zajmujący się promocją, marketingiem. Zdecydowanie wolontariacki.
2. Następnie należy skonsultować pomysły z profesjonalną firmą PR.

Według Grupy openGr miejscem portalu każdego urzędu jest BIP, czyli Biuletyn Informacji Publicznych.