Przedterminowe załatwianie spraw w urzędzie

Czytając po raz kolejny postawione cele Programu iGmina znalazłem pewne niedociągnięcie. Jednym z celów programu jest Sprawny urząd, co oznacza efektywny urząd czynny 24 godziny na dobę gwarantujący terminowe załatwianie spraw (...).

I to było niewielkie osiągnięcie. Sprawny urząd (...) gwarantujący przedterminowe załatwianie spraw, to jest cel.

Zobacz cele programu w dokumencie O Programie iGmina.

W programie mamy projekt Systemu analityczno-raportującego oraz Portalu urzędu. Dzięki tym dwóm projektem zarówno władze urzędu jak i mieszkańcy mogą kontrolować postępy w załatwianiu spraw. Wystarczy publikować zagregowaną informację o ilości spraw:

• Które zostały w danym miesiącu przyjęte
• Które zostały w danym miesiącu załatwione przedterminowo i w terminie
• Które "wiszą" - nie zostały jeszcze załatwione i są już przeterminowe.

Jedna baza danych w urzędzie

Urząd gminy można porównać do średniej wielkości firmy. Każda firma - urząd oczywiście też - potrzebuje systemów wspomagających pracę pracowników. Różnych systemów. Nie powinny to być różne programy. Dlaczego?

1. Baza danych powinna być jedna, zintegrowana - dane nie powinny znajdować się w wielu miejscach, gdyż w tych miejscach mogą się różnić. O ile oczywiście nie nakazuje tego ustawa lub inne wymogi, które zablokują integrowanie bazy.


2. Interfejs użytkownika, czyli jak program wygląda - powinien być również jeden. Każdy użytkownik ma identyczny interfejs, ale różną funkcjonalność.

Wybór oprogramowanie nie jest oczywiście prosty. Nie łatwo jest znaleźć program do wszystkiego. Należy jednak zadbać o to, aby poziom integralności danych był jak największy.

O zintegrowanych systemach informatycznych na wiki.

Hurtownia danych w iGmina

Rada Gminy Frysztak w dniu 27.12.2007 roku uchwałą Nr XVII/96/2007 podjęła decyzję, że wchodzi w projekt SEKAP, czyli projekt Systemu Elektronicznej Komunikacji dla Administracji Publicznej w Województwie Podkarpackim. SEKAP według Grupy openGr to:

1. Platforma formularzy elektronicznych. Wyobrażamy sobie, że każdy mieszkaniec po wykonaniu prostego uwierzytelnienia się - ja to ja, a nie kto inny - jednym ruchem (prostym kliknięciem) wybierze formularz do złożenia. Nie będzie musiał wypełniać formularza swoimi danymi osobowymi. Wypełni tylko te informacje, których wcześniej nie było. Następnie podejmie decyzję, że formularz składa.
2. System obiegu dokumentów. Wyobrażamy sobie, że pracownik urzędu gminy będzie w każdym momencie swojej pracy dokładnie wiedział jaki dokument ma przygotować, jaki zatwierdzić, jakie dane w dokumentach uzupełnić. Wypełni tylko te informacje, których wcześniej nie było.
3. Platforma Usług Publicznych. Wyobrażamy sobie, że mieszkaniec wykorzystując internet będzie mógł założyć nową sprawę bez konieczności przychodzenia do UG oraz że będzie mógł tą sprawę w każdym momencie kontrolować. Będzie wiedział co się dzieje z jego sprawą.
4. System płatności. Wyobrażamy sobie, że mieszkaniec będzie mógł zapłacić swoje należności wobec gminy nie muszą przychodzić do niej.

W załączniku do uchwały na stronie Zakres projektu SEKAP - produkty, w ostatnim akapicie mamy pomysł na budowę Systemu Wspomagania Zarządzania Województwem, który byłby systemem analityczno-raportującym opartym na hurtowni danych.

W programie iGmina mamy projekt System analityczno-raportujący, którego celem się wdrożenie narzędzi wspierających podejmowanie decyzji przez zespół zarządzający urzędem gminy. Ale nie tylko. Chcemy, że narzędzia te służyły również mieszkańcom, żeby również mieszkańcy widzieli co się dzieje w ich gminach.

Dzięki wdrożeniu systemu analityczno-raportującego chcemy zainicjować możliwość podejmowania działań prewencyjnych. Jeżeli z zarejestrowanych przez urzędników danych można w sposób analityczny wyciągnąć jakieś wnioski, to wnioski te zostaną wyciągnięte, działania podjęte i zaprezentowane mieszkańcom wraz z uzasadnieniem analitycznym.